Le bulletin de paie dématérialisé

Savez-vous qu’il est interdit de fournir un bulletin de paie au format pdf ? Il est obligatoire de distribuer celui-ci à tous les salariés lors du règlement du salaire soit au format papier soit au format électronique selon un processus normé.

Sous traitance de la digitalisation, numérisation de vos factures, pièces comptables et éléments financiers

Les avantages

Le bulletin de paie électronique peut représenter un avantage certains pour l’employeur comme pour le salarié.

Concernant l’employeur, nous pouvons évoquer l’économie que représente le bulletin de salaire électronique par rapport au papier (de temps homme passé, de travaux de reprographie et de frais postaux). Par ailleurs, la remise en main propre disparaît vous garantissant de la discrétion. L’employeur se protège ainsi de tout litige concernant la remise du bulletin de salaire à son salarié et l’intégrité des informations contenues. En effet, le document digitalisé peut être signé et horodaté informatiquement ce qui garantit alors la conformité du document. Cette version digitale est réputée incontestable, c’est elle qui fait foi en cas de prud’homme par exemple, là où le doute d’une fiche de paie papier profite au salarié.

D’autre part, le salarié est assuré d’avoir à sa disposition une gestion électronique de ses bulletins de salaire sans risque de perte des documents.

Les obligations

L’employeur a pour obligation de conserver les bulletins de salaire pendant une durée minimum de 5 ans.

Un salarié peut demander copie de son bulletin de salaire mais il n’existe aucune disposition légale obligeant l’employeur à le communiquer à nouveau.

Le bulletin de paie peut être distribué soit au format papier soit au format électronique toujours selon des processus normés. Si l’employeur ne respecte pas l’obligation de remise du bulletin de salaire, il peut être condamné à des dommages et intérêts et à une amende pénale qui peut atteindre 450 € par bulletin non remis.

Au format papier

Au format papier, le bulletin de salaire peut être remis en main propre ou par voie postale. Il est possible pour le salarié de contester le bulletin de salaire : l’exactitude de la somme indiqué ou la réalité du paiement.

Au format électronique

Le Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 pose les principes de la dématérialisation du bulletin de paie à savoir :

informer les salariés « un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique. » Article D3243-7 du code du travail

choisir les conditions de disponibilités des bulletins de paie : pendant une durée de 50 ans ou « jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5, augmenté de six ans » Article D3243-8 du code du travail

– garantir au salarié l’accessibilité des bulletins de paie électronique, service associé au Compte Personnel d’Activité (CPA). Article R3243-9 du code du travail

Le CPA est un service en ligne gratuit qui permet, en s’identifiant avec son numéro de sécurité sociale, d’accéder à des données sécurisées concernant vos droits en matière de formation, vos périodes d’emploi ou encore vos bulletins de salaire si l’employeur utilise cet outil.

Sources :

– www.service-public.fr

– www.travail-emploi.gouv.fr